Kurumsallaşmanın en önemli adımı olarak aile şirketi anayasasının gerekliliğine inanıp, bu konuda karar vermiş olmak aile üyeleri için çok önemli bir aşamadır.
Bir anayasa oluşturma isteğinin arkasındaki en önemli amaç; kurumun işleyişinin, günlük davranışların gelişi güzelliğine değil belirli kurallara emanet edilmesidir.
Aile şirketlerinin işleyişini kurallı hâle getirecek anayasa çalışması kurumun ömrünü uzatacak, işleyişi rahatlatacak, kurumda yeni kuralların uyumunu kolaylaştıracak, değişim ve dinamizmi başlatacak, ortakların kavgalarını önleyecek nitelikte bir kurallar zincirini içerdiğinden; profesyonel bir ekip tarafından yapılması gereklidir. Aile üyesi ortaklar bu konuda yeterli olsalar bile kurumun içinden olduklarından taraflı olma, objektif olamama tehlikeleri vardır. Dolayısıyla bu çalışma, konuyla ilgili uzman danışmanlarca yürütülmelidir.
ANAYASA HAZIRLIK SÜRECİ
Anayasayı hazırlayacak danışmanın; aile üyesi ortaklara eşit mesafede durabilen, objektif olabilen, bu konuda deneyimli, gerekli akademik arka plana sahip ve mümkün olduğunca uygulamanın içinde bir kişi olması yararlı olacaktır. Anayasayı hazırlayacak ekibin içinde; konuyla ilgili uzman danışmanın dışında, bir avukatın yanı sıra bilgi toplama ve ar-ge den sorumlu bir veya iki kişi de bulunmalıdır.
Aile şirketi anayasasının gerekliliği yönetim kurulunda kabul edildikten sonra, işi yapacak ekip belirlenir. Mümkünse bu ekibe içeriden bir aile üyesi de eklenir. Ekip, öncellikle aile üyesi ortaklar olmak üzere diğer aile üyeleri, profesyonel yöneticiler, çalışanlar ile görüşmeler yapar; gerekirse kurumu daha yakından tanımaya yönelik çeşitli bilgi toplama araçlarından yararlanır. Böylece kurumu o kurum yapan, diğerlerinden farklı kılan temel değerler; ayrıca kurumda mevcut iş akışı, görev ve yetki biçimleri ile ortaklar başta olmak üzere mevcut ilişki ve iletişim sorunları belirlenmiş olur. Belirlenen sorunları çözmeye yönelik olarak, aile üyelerini gelecekte karşı karşıya getirmeyecek yazılı bir metin hazırlanır. Bu hazırlık sürecinde, öncelikle ortaklar olmak üzere işletmedeki kişilerin fikirleri alınır. Bazen ortakların belirli konularda uygulamaları söz konusu olabilir. Bu durumda danışman; ara bulucu rolü ile taraf olmadan kişileri uzlaştırmaya, birbirlerine yakınlaştırmaya çalışır.
Unutulmaması gereken nokta şudur ki, her ne kadar aile şirketi anayasası o kuruma özel oluyor ise de mevcut anayasa örneklerinden yararlanılabilir ve yararlanılmalıdır. Ortaklar belirli konularda tıkanabilir, anlaşamayabilir ya da farklı düşünebilirler. Amaç, ortakları uzlaştırmaktır. Böylece son hâline getirilen anayasa, ortaklar arasında müzakere edilip yeniden tartışılır. Son düzeltmeler yapıldıktan sonra ise imzalanarak uygulamaya koyulur.
Aile şirketi anayasası; bir anlamda şirketin şimdiki ve gelecekteki yönetim biçimini belirlediğinden, hukuki kaidelere de uygun olmalıdır. Dolayısıyla hazırlanan anayasa, konuyla ilgili bir hukukçunun da denetiminden geçmelidir. Nitekim her şirketin, kuruluşu sırasında hazırlanan, şirketin yönetimine ve ortaklık yapısına ilişkin temel esasları belirleyen ana sözleşmesi vardır. Bu ana sözleşme de anayasa için önemli bir kaynaktır. Ancak hukuki bir metin olan bu sözleşme, aile şirketinin bir bütün olarak yönetilmesi ve özellikle aile ile işletme arasındaki ilişkilerin tanımlanmasında yetersiz kalabilmektedir.
ANAYASAYI KİM YA DA KİMLER HAZIRLAMALIDIR?
Aile şirketi anayasasını kimin ya da kimlerin hazırlaması gerektiği çok önemli bir sorundur. Çünkü bu iş, ehil ellerle yapılmadığında kurum, bulunduğu noktadan geriye de gidebilir. Maalesef piyasada rastladığımız kimi örnekler, bu konuda ciddi sıkıntıların yaşandığını ortaya koymaktadır. Aile şirketi anayasasını hazırlayacak kişinin, işin akademik tarafına hâkim olması yanında pratik tarafına da uzak olmaması gerekir. Her şeyden önce, üst düzey şirket yönetimi deneyimi olmalıdır. Şirkette özellikle aile şirketinde, aile üyeleri arasında yaşanan ya da yaşanması olası olayları görüp yaşamış olması büyük bir önem taşır. Aile üyelerinin nasıl hissettiklerini anlayabilmesi gereklidir. Bunun için aile şirketi anayasasını hazırlayacak danışmanın ehliyeti önemlidir. Danışmanın işi başaramaması sonucu, sadece kendisini bağlayan bir başarısızlık olmaz; büyük umutlar ile işin içine giren aile şirketinin belki de son şansının da heba olması söz konusu olabilir. Hiçbir danışman, kendi yetersizliği veya başarısızlığı nedeniyle bir kurumun geriye gitmesine yahut kardeşler arasındaki etkileşim ve iletişimin zayıflamasına sebep olmamalıdır. Dolayısıyla danışmanın akademik bilgisi yanında, aile şirketinde üst düzey yönetici, mümkünse ortak ve yönetim kurulu üyesi deneyimine sahip olması; insan ilişkilerindeki yatkınlığı, çözüm üretme becerisi, adil, objektif ve tarafsızlığı, uzlaşmacı ve ara buluculuğu çok önemlidir.
Aile şirketi anayasasını hazırlayan danışmanın doğal olarak bir ekiple çalışması; bu ekibin içinde mümkünse yönetim, yapılanma ve liderlik, mali işler ve hukuk konularında eğitimli ve deneyimli kişilerin yer alması yararlı olacaktır. Anayasanın hazırlanması aşamasında kurumun ortaklarından yararlanılması, görüşlerinin alınması, belirli hazırlıkların müzakere edilmesi, anlaşmazlık konularında ara buluculuk yapılması gereklidir. Diğer yandan şirketin daha iyi tanınması ve hâkim olan kültürel değerlerin anlaşılması bakımından profesyonel yöneticilerin de görüşleri alınabilir. Ancak anayasanın hazırlanması sürecinde gerek ortaklardan biri veya bir kısmının, gerekse de profesyonellerin doğrudan işin mutfağına girmeleri doğru değildir. Bunun çeşitli zararları olabilmektedir. Profesyonellerin işin içinde aktif olarak bulunmaları, konuyu istismarlarına yol açabilir. Herhangi bir yönetim kurulu üyesinin aktif olarak işin içinde yer alması ise tarafsızlık ilkesini bozacaktır. Özellikle yönetim kurulu başkanının, şirket anayasasının şekillenmesinde yoğun katkısı gereklidir. Ancak hazırlanmakta olan anayasanın bir iki kişinin istek, arzu veya beklentisine değil; bir bütün olarak aile ve işletmenin beklentilerine hitap etmesi gereklidir. Aksi hâlde her ortak ayrı bir anayasa hazırlama yönelimi sergileyecektir ve bu durum da kurumun zararına olacaktır.
