Aile şirketinde kurumsallaşmayı, “baş” ve “beden” olarak ikiye ayırabiliriz. Önce ailenin, üst yönetimin yer aldığı başı kurumsallaştırmak gerekir ve bunun yegâne yolu da aile şirketi anayasası oluşturmaktır. Bu aşamadan sonra sıra kurumun iç işleyişine gelir.
Kurumun iç işleyişinde yapılanmadan anladığımız; özetle organizasyon şeması, görev tanımları, iş akışları, yetki ve sorumluluk dengeleri, imza yetkileri, insan kaynakları uygulamaları, sosyal sorumluluk projeleri, stratejik planlama, üretim-hizmet sunumu, pazarlama, depo ve sevkiyat, mali işler ve benzeri, kurumun sahip olduğu işlevsel bölümlerin bir bütün olarak ele alınması ve ihtiyaçlar çerçevesinde yeniden düzenlenmesidir.
Klasik bir aile şirketi danışmanlığının odak noktası, kurumun-bedenin işleyişi ve buralardaki yeniden yapılanma değildir. Odak noktası; aile ve işletme ilişkileri yani işin baş bölgesidir. Ancak köklü bir çalışma ve yeniden yapılanma başlatılmışken, işletmenin iç işleyişinin de aksayan yönleri bakımından yeniden düzenlenmesi gerekli ve önemlidir. Zaten çoğu zaman aile üyeleri de doğrudan işin içinde yer aldıklarından, onlara ve görevlerine ilişkin değişiklikler ister istemez şirketin iç işleyişini de gündeme getirmektedir.
Özellikle iş akışını ve profesyonel çalışanları yakından ilgilendiren kurumsallaşmanın sağlıklı yürütülebilmesi için, aile üyeleri ve profesyonellerin sorması ve cevap vermesi gereken sorular vardır. Bu sorulara verilecek objektif cevaplarla, kurumun iç işleyişinde yapılacak kurumsallaşma çalışmaları için bir yol haritası ortaya çıkacaktır.
YENİDEN YAPILANMA İÇİN SORULMASI GEREKEN TEMEL SORULAR
- Eksikleri olsa da kurumunuzun herhangi bir organizasyon şeması var mı?
- Şema, kurumun gerçek işleyişini temsil ediyor mu?
- Çalışanların görev tanımları şemaya uygun mu?
- Aile üyeleri, işin pratik uygulamasının içinde yer alıyor mu?
- Oturmuş bir insan kaynakları uygulamanız var mı? Mesela eleman, memur, yönetici alımlarınızı kim, nasıl yapıyor?
- İşiniz ne olursa olsun oturmuş bir kalite yönetim sisteminiz var mı?
- İşletmenizin gelenekleri ve kültürü, kendine has olarak gelişmiş ve yerleşmiş mi? Mesela başka kurumlarda pek görünmeyen ama sizde alışkanlık hâline gelen uygulamalarınız var mı?
- Genel olarak personelinizin, kurumdan ve yönetim yapısından memnuniyeti ne düzeyde? Bu memnuniyeti ölçmek için neler yapıyorsunuz?
- Eğer varsa markanız ya da kurumunuzun müşteri düzeyindeki ve müşteri gözündeki algısı nedir?
- Kurumunuzun genel geçerlilik kazanmış ve herkesin üzerinde uzlaştığı bir vizyonu yani üçüncü şahıslar üzerinde oluşmasını istediğiniz bir algı biçimi var mıdır?
- Kurumda yapılan bir yenilik, değişiklik nasıl bir dirençle karşılanıyor?
- Kurumunuzun genel geçerlilik kazanmış ve herkesin üzerinde uzlaştığı bir misyonu yani varlık nedeni algısı var mı?
- Statülere göre ücretlendirme aralıkları, sistematik performans değerleme, ayın elemanı gibi insan kaynakları uygulamalarınız var mı?
- Devlet, bağlı olduğunuz resmî üst kurum ve kuruluşlar, ilgili sivil toplum kuruluşları, sektör, dernek, birlik, oda, federasyon ve benzeri kuruluşlarla ilişkileriniz ne düzeydedir?
- Ulusal ve uluslararası kalite standartlarınız var mı? Bu standartlar kâğıt üzerinde mi yoksa uygulamada da yerleşmiş mi?
- Toplantı düzeniniz var mı? Bölümlerin kendi içlerine yönelik bölüm toplantıları, kurumun genel işleyişine yönelik işletme toplantıları, üst yöneticilerin katıldığı yönetim kurulu toplantıları düzenli olarak yapılmakta mı? Toplantılar gündemli mi? Alınan kararlar yazılıyor mu ve ilgili katılımcılara bildiriliyor mu?
- Mali işler, muhasebe ve finans çalışmalarınızı doğrudan kontrol eden bir kurum içi denetim mekanizmanız var mı?
- Kimi profesyonel yöneticileriniz, yıllardır çalışıyor olmanın verdiği ruh hâli ile üretici olmaktan çıkmışlar mı? Yahut hep ezilen kişi konumundalar mı? Ya da kurumu istedikleri gibi yönlendiriyorlar mı?
- Personelinizin sizinle hukukları nasıl? Mesela SGK’larının gösterildiği rakam gerçek ücretleri mi? Sağlık, hijyen, yemek, spor, ulaşım ve benzeri hizmetleriniz var mı; varsa kaliteleri ne düzeyde?
- İş yeri mutfağınızdaki hijyenden haberiniz var mı? Yöneticiler ile memur ve işçiler, birlikte aynı ortamda yemek yiyebiliyorlar mı?
- Personeliniz, kurum içinde kendisini kariyer olarak geliştirebiliyor mu?
- Kurum olarak verdiğiniz eğitimler var mı?
- Kurumun oturmuş bir logosu, marka kimliği, müşteri ve üçüncü şahıslar üzerinde yerleşmiş bir kurum kimliği var mı; kurumsal imajı oluşmuş durumda mı?
- Kurumunuzu temsil eden renkler, logolar, sloganlar gerçekten kurumu temsil ediyor mu?
- Kurumun temel iletişimini sağlayan telefon sistemi, teknik iletişim olanakları, elektronik görseller ve tanıtım imkânları ve en önemlisi iletişim kaliteniz ve hızınız ne düzeyde? Mesela kurumunuzu arayanlar, nasıl bir “alo” sesi ile karşılaşıyor? Bu ses; nazik, buyur eden, net, anlaşılır, yumuşak bir ses tonu mu yoksa tam tersi mi?
- Profesyonel çalışan ve yöneticilerinizin, hissedar aile üyeleri veya diğer aile mensupları ile iletişim düzeyi ve kalitesi nasıl?
İŞLETMENİZDEKİ TRAFİĞİ DÜZENLEYİN
Sorular çoğaltılabilir. Bu ve benzeri sorulara vereceğiniz objektif cevaplar, işletmenizin yeniden yapılanma ihtiyacını ve kurumsallaşmaya yönelik yol haritasını çıkaracaktır.
Gerçekten de söz konusu soruların çoğunda durup düşünüyor ve içinizden “Bizde bu konuda sorunlar var” diyorsanız; sizde sorun olan ya da olumsuz cevap verdiğiniz sorular çoğalıyorsa kurumsallaşma ihtiyacınız büyük demektir. Tabi ki bu soruların cevapları konusunda yani kurumun temel işleyişindeki sıkıntıların objektif bicimde tespit edilmesi için birden fazla kişinin bu değerlendirmeyi yapması ve ortak sonuçlara bakılması önemlidir.
Nasıl ki anayoldaki yoğun trafikte o kargaşada kimse ne yaptığını bilemez ama herkes bir yere gitmek ister ve kaos oluşur; benzer biçimde kurumsal olmayan şirketlerde de işler, yollar, kafalar, ilişkiler, iletişimler, raporlar, üretimler, para takipleri, hemen her şey karışıktır. Bir düzen, bir disiplin ve oturmuşluk ihtiyacı vardır. İşte bütün bunları sağlayacak olan, profesyonel bir bakış açısı ve kuralların egemenliğini işletmede hâkim kılmaktır.
