Bir şirketin çalışanlarına ödediği maaş, yan haklar, kesintiler ve diğer tüm ödemelerin detaylarının yer aldığı ve yasal olarak her ay hazırlanmak zorunda olan bordro hem çalışan haklarının korunması hem de şirketin mali yönetimi açısından kritik bir öneme sahip. Ancak bordro yapma süreci insan kaynakları, finans veya muhasebe departmanları için en zorlu ve uzun süren işlerin başında geliyor.
Çünkü içindeki tüm bilgilerin titizlikle hesaplanmasını gerektiren bordroda yapılabilecek en küçük bir hata çalışan memnuniyetini olumsuz etkileyeceği gibi yasal sorunlara da yol açabiliyor. Türkiye’nin SaaS modelinde hizmet veren ilk ve en büyük insan kaynakları ve personel yönetim platformu Kolay İK, ‘bordro haftası’ olarak da bilinen ve günler süren bu zorlu dönemi yalnızca birkaç dakikaya indirgeyen ‘Bordro’ uygulamasını geliştirdi. Kolay İK CEO’su Çağlar Yalı, uçtan uca kurgulanan yapısıyla yanlış veri girişi, eksik bilgi gibi hataların önüne geçen yeni uygulama hakkında bilgi verdi.
“İnsan kaynakları yönetimi, puantaj ve PDKS ile entegre bir bordro uygulaması geliştirdik”
Kolay İK’nın 2.200’den fazla şirkette 4.500’ü aşkın İK yöneticisi ve 200 binin üzerinde çalışan tarafından kullanıldığını söyleyen Yalı, “Uygulamamızı sürekli olarak geliştirirken kullanıcılarımızı dinliyor, onların hayatlarını kolaylaştırmaya çalışıyoruz. Bordro uygulamamız da bu yaklaşımın ürünü. Her ay sonu İK, finans ya da muhasebe departmanlarının çalışanları veya bizzat şirket sahipleri bordro hazırlama stresi yaşıyor. Çünkü bordroyu hazırlarken gerekli olan izin, mesai gibi kalemlerin çoğu farklı uygulamalardan tek tek alınıyor. Örneğin e-posta üzerinden veya kağıt imzalanarak alınan izinler toparlanıyor. Excel tablolarında tutulan vardiya, fazla mesai, Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS), maaş, prim, ek ödeme ve kesinti gibi veriler bordro için birleştiriliyor. Üstelik izin, fazla mesai gibi bazı bilgiler bordro kapandıktan sonra gelebiliyor ve bu da tüm sürecin başa dönmesine neden oluyor. Bununla birlikte bu kadar çok elle giriş yapılan tablo olması, bordro yapma sürecini insan hatasına açık bir hale getiriyor. Tüm bunlara ek olarak bordroyu hazırlamak için güncel mevzuat ve yasalara da hakim olmak gerekiyor. Biz Kolay İK olarak halihazırda PDKS, çalışma takvimi, izin, fazla mesai, maaş, yemek, yol, özel sağlık sigortası, ek ödeme, kesinti gibi bordroyu etkileyen tüm kalemleri dijital olarak tek noktadan yönetmeyi sağlıyorduk. Şimdi tüm bu süreci, geliştirdiğimiz ‘Bordro’ uygulaması ile entegre ettik” dedi.
“Bordroyu oluşturan tüm kalemler eş zamanlı olarak her an güncel”
Yalı, yeni ‘Bordro’ uygulamasının kazandırdığı süre avantajını şöyle anlattı; “Kolay İK’yı kullanan şirketlerin bordroyu oluşturan tüm kalemlere dair verileri canlı ve güncel olarak sürekli sistemimizde yer alıyor. Verilerde bir uyuşmazlık olduğu takdirde, örneğin izin günleri ile çalışma takvimi uymuyorsa sistem uyarı veriyor ve hatanın hemen giderilmesini sağlıyor. Dolayısıyla artık tüm bu kalemlerin çıktısı olan bordroyu yapmak için ek bir süreye ihtiyaç duyulmayacak ve tüm süreç yalnızca birkaç dakika içinde tamamlanacak. Öte yandan dışarıdan bordro danışmanlığı alan veya bunun için mali müşavir ile çalışan şirketler de bordroların hesaplanmasını sağlayacak tüm verileri tek tıkla veya API üzerinden ilgili kişiyle paylaşabilecek. Tüm bunların neticesinde eskiden bordro hazırlamak için günlerce mesai harcayan ilgili departmanların çalışanları bu sayede daha stratejik işlere odaklanabilecek.”
Şirket sahipleri ve yöneticiler personel giderlerini daha detaylı görebilecek
Yalı ayrıca, şirket sahipleri ve CEO, CFO gibi üst düzey yöneticilerin, şirketlerin en büyük gider kalemlerinden biri olan personel giderlerine dair çok daha detaylı ve eş zamanlı raporlara erişmesini sağlamak üzere ‘Bordro’ uygulamasını İK analitiği ürünleriyle entegre biçimde yaptıklarını ifade etti.
“Gelişmiş hesaplama araçları ile hatasız bordrolar oluşturuluyor”
Geliştirdikleri ‘Bordro’ uygulamasının sağladığı diğer avantajları da sıralayan Yalı, “Uygulamamızı tek ekranda ve son derece kolay bir arayüzle sunuyoruz. Güncel mevzuata uygun bordrolarla yasal uyumluluğu güvence altına almamızın yanı sıra SGK bilgileri, vergi dairesi, emeklilik durumu gibi detayları her ay sisteme girerek zaman kaybetmenin de önüne geçiyoruz. Gelişmiş hesaplama araçlarımız sayesinde de bordroların hatasız bir şekilde oluşturulmasını, bordro modülünün diğer modüllerle eşzamanlı olarak konuşmasını, güncel veri ve değişiklikleri tespit edip kullanıcıyı uyarmasını mümkün kılıyoruz. Ayrıca bordroların detaylı ücret pusulaları da şirketin tercihine bağlı olarak çalışanların hesabına otomatik olarak yüklenebiliyor. Bu sayede çalışan ile şirket arasındaki güven duygusu artarken tam mutabakat da sağlanıyor” diye konuştu.
Lansmana özel bir yıllık ödeme ile ömür boyu kullanım kampanyası
Uygulamanın lansmanına özel bir kampanya yaptıklarını da açıklayan Yalı şunları söyledi; “30 Kasım 2024’e kadar ‘Personel Yönetimi’ ve ‘Bordro’ uygulamalarını yıllık planda bir arada satın alan kullanıcılarımız, sonraki yıllarda ‘Personel Yönetimi’ uygulamasını satın almaya devam ettikleri sürece ‘Bordro’ uygulamasını ücretsiz olarak kullanabilecek. Kampanyamıza ölçek fark etmeksizin tüm işletmeler katılabilir.”
“3 milyon dolarlık ürün geliştirme yapacağız”
Kolay İK’yı 2015 yılında kurduklarını ve önümüzdeki yıl şirketin onuncu yılı olduğunu hatırlatan Yalı; “Bu yıl itibarıyla ürünlerimize yapay zekayı entegre ederek verimliliği artırmaya odaklandık. Önümüzdeki yıl da buna devam ederken aynı zamanda İK analitiğine yönelik çalışmalarımızı artıracağız. Bu sayede Asya’dan Güney Amerika’ya, Avrupa’dan Afrika’ya hizmet verdiğimiz 23 ülkedeki kullanıcılarımızın daha verimli ve bilgiye dayalı kararlar alabilmesini hedefliyoruz. Bu kapsamda 2025 yılında tüm ürünlerimizde toplamda 3 milyon dolarlık geliştirme yapmayı hedefliyoruz” sözleriyle gelecek yıla dair hedeflerini de paylaştı.